Làm sao để ứng dụng ERP ngành xăng dầu thành công?

Ngành xăng dầu được biết đến với sự biến động mạnh về cung, cầu và quy định. Với nhu cầu ngày càng tăng về năng lượng thay thế cũng như chi phí khai thác và sản xuất tăng lên, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu nên xem xét cải tiến công nghệ và quy trình. Điều này có nghĩa là tìm kiếm phần mềm ERP ngành xăng dầu có chức năng chuyên biệt giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa năng suất và cải thiện hợp tác giữa các phòng ban. 

PIACOM chia sẻ với bạn một số mẹo lựa chọn ERP để làm theo sẽ giúp bạn triển khai ERP thành công trong ngành xăng dầu.

Đáp ứng mọi lúc mọi nơi

Cơ bản thì hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu lớn và chuỗi cung ứng xăng dầu đều có quy mô toàn quốc. Khi cơ sở vật chất trải rộng thì nhu cầu quản lý nhân viên và hoạt động cũng vậy. Vì vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP ngành xăng dầu có thể đáp ứng khả năng truy cập và điều khiển mọi lúc mọi nơi, cho phép người dùng tạo các báo cáo tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của vị trí của họ. Lưu thông dữ liệu trong toàn bộ phòng ban và mắt xích của doanh nghiệp là một trong những tiêu chí hàng đầu khi sử dụng hệ thống ERP.

Quản lý nguồn lực theo thời gian thực

Từ vận tải đến hạ tầng máy móc đến con người, các doanh nghiệp xăng dầu có nhiều loại nguồn lực khác nhau để quản lý. Đặc biệt, mặt hàng xăng dầu cần các quy trình bảo quản và quản lý chặt chẽ. Vì vậy, doanh nghiệp cần hệ thống ERP quản lý tập trung có khả năng quản lý hàng hóa và nguồn lực từ một chỗ.

Nhiều quy trình tại kho và cửa hàng xăng dầu cần có cảm biến tích hợp được thiết kế để theo dõi và truyền dữ liệu quan trọng, bao gồm tình trạng hoạt động của máy, tình trạng bảo trì và tình trạng nguyên liệu hàng hóa.

Điều quan trọng là phải có khả năng hiển thị theo thời gian thực và thông tin chi tiết về những dữ liệu này.

Ví dụ, hệ thống quản lý doanh nghiệp xăng dầu PIACOM ERP vừa giúp doanh nghiệp quản lý vận tải trong quá trình nhập – xuất – tồn hàng hóa, quản lý nhân sự mà còn có khả năng tích hợp với hệ thống tự động hóa tại kho và cửa hàng xăng dầu. Hệ thống tự động hóa đo bồn giám sát tình trạng hàng hóa trong bồn bể theo thời gian và gửi dữ liệu tới hệ thống quản lý tập trung. Từ đó giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hóa.

Ưu tiên chức năng kiểm soát chất lượng

Xăng dầu là những mặt hàng có giá trị. Tuy nhiên, nhiều phương pháp được sử dụng để chiết xuất các nguyên liệu này có thể gây hại cho môi trường nếu thực hiện không đúng cách. Đây là lý do tại sao các biện pháp kiểm soát chất lượng rất quan trọng.

Các nhà lãnh đạo trong các ngành này cần có khả năng theo dõi từng bước và có quyền truy cập vào toàn bộ dữ liệu thử nghiệm chất lượng. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro, như tổn thất phân phối. Nó cũng giúp việc tạo các báo cáo tuân thủ quy trình và chi tiết kết quả của các hoạt động chính, bao gồm thanh lọc và tinh chỉnh tại nhà máy, trở nên dễ dàng hơn.

Một giải pháp ERP ngành xăng dầu mạnh mẽ giúp dễ dàng hình dung các hoạt động kiểm soát chất lượng. Ngoài ra, hệ thống cho phép người dùng tùy chỉnh cách tiếp cận dựa trên tài khoản. Một số doanh nghiệp có quy trình kiểm soát chất lượng riêng biệt và những hệ thống ERP linh hoạt sẽ cho phép thực hiện điều này.

Đánh giá các chức năng dành cho lĩnh vực khác

Ngách xăng dầu/ dầu khí đặt ra những thách thức độc đáo vì nó bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau. Ví dụ, các doanh nghiệp khai thác và tinh lọc có nhu cầu khác nhau với các hoạt động phân phối.

Nói chung, các hệ thống ERP ngành xăng dầu nên có chức năng giúp doanh nghiệp quản lý danh mục dự án. Nói cách khác, bạn sẽ có thể quản lý lịch trình, chi phí dự án và tài nguyên, đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc cân bằng nhiều dự án.

Các công cụ  phù hợp phân tích lịch trình và chi phí có thể giúp bạn có được thông tin đáng tin cậy về mức độ thành công tương đối của một dự án nhất định, để nhanh chóng phát triển các kế hoạch ứng phó rủi ro và dự phòng hiệu quả.

Một số tính năng phần mềm khác cần xem xét nếu bạn sắp bắt tay vào triển khai ERP trong ngành xăng dầu bao gồm: quản lý vật tư, quản lý tài sản, bảo trì, quản lý đơn hàng, phân bổ nguồn lực, tuân thủ quy trình, quản lý tài liệu, quản lý nhân sự, đo lường hiệu suất và tài chính,… 

Quan trọng nhất, doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp ERP từng có kinh nghiệm triển khai giải pháp ERP ngành xăng dầu, có mối quan hệ với các bên thứ ba có liên quan và các nhà cung cấp dịch vụ trong ngành.

Đảm bảo tích hợp phần mềm liền mạch

Hãy suy nghĩ về tất cả dữ liệu tồn tại trong hạ tầng phần mềm doanh nghiệp của bạn. Mặc dù mỗi hệ thống này chứa thông tin kinh doanh quan trọng, nhưng chúng có thể không “nói chuyện” được với nhau. Điều này khiến nhân viên phải tự truy tìm từ hệ thống này sang hệ thống khác để lấy thông tin.

Khi đánh giá phần mềm ERP, hãy ưu tiên các giải pháp có thể kết hợp liền mạch với thiết lập hiện tại của bạn để có thể đảm bảo tích hợp toàn bộ hệ thống.

Ngoài ra, hãy nghĩ về các công cụ và công nghệ mà doanh nghiệp có thể muốn thêm vào trong tương lai. Bạn không muốn đầu tư một số tiền đáng kể vào hệ thống ERP chỉ để thấy rằng nó không thể chấp nhận một số tích hợp của bên thứ ba. Khả năng thêm, xóa hoặc điều chỉnh các thành phần khi cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo thời gian hoạt động. Đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất/ kinh doanh, thời gian và tiền bạc đi đôi với nhau.

Lựa chọn ERP chỉ là một phần của việc triển khai ERP ngành xăng dầu thành công

Bạn đã tìm thấy một hệ thống ERP có thể đáp ứng các yêu cầu khắt khe về tuân thủ, kiểm kê, kiểm tra chất lượng,… Điều đó có nghĩa là bạn đã sẵn sàng để triển khai cho doanh nghiệp của mình?

Không hẳn. Cách tiếp cận ưu tiên công nghệ là công thức dẫn đến thất bại của ERP. Trên thực tế, việc triển khai ERP thành công trong ngành xăng dầu đòi hỏi phải lập kế hoạch trước khi triển khai. Hãy cân nhắc nhu cầu sử dụng hệ thống quản trị mà doanh nghiệp của bạn thực sự cần để không làm rối loạn quy trình kinh doanh do không áp dụng được công nghệ.

Hãy ĐĂNG KÝ NGAY để được tư vấn áp dụng giải pháp ERP ngành xăng dầu phù hợp từ PIACOM.