7 Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý cây xăng

Quá trình lựa chọn phần mềm quản lý cây xăng là một nhiệm vụ phức tạp và khó khăn, với các đặc thù sản phẩm và nghiệp vụ kinh doanh. Việc triển khai, bảo trì và nâng cấp giải pháp phần mềm thường khá tốn kém, đặc biệt là các giải pháp bao gồm hạ tầng. Trên hết, phần mềm bạn chọn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn trong 6 – 10 năm tới.

Việc thiếu đầu tư và tính toán trong những quyết định đầu sẽ dẫn đến không đáp ứng được những yêu cầu và mong đợi sau này của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp xăng dầu cần tránh các sai lầm phổ thông khi lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng.

Sai lầm 1: Cho rằng các phần mềm quản lý cây xăng đều giống nhau

Nhiều quy trình lựa chọn phần mềm bắt đầu với giả định sai lầm rằng nếu một giải pháp phần mềm được phát triển bởi một nhà sản xuất phần mềm nổi tiếng, nó sẽ có tất cả những gì bạn cần để điều hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Niềm tin này thường được củng cố nhờ các giao diện demo giống nhau. Chi phí của phần lớn giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cũng không quá chênh lệch.

Vậy tại sao một số doanh nghiệp bán lẻ lại triển khai giải pháp phần mềm quản lý cây xăng thành công và một số khác thì không?

Thực tế, các phần mềm quản lý bán hàng có sự khác biệt rất lớn. Việc tìm ra các tính năng giúp ích cho doanh nghiệp của bạn giữa hàng nghìn tiện ích chung rất khó, đặc biệt là với ngành đặc thù như xăng dầu.

Có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng ứng dụng đa dạng cho nhiều ngành nghề khác nhau, bao gồm nhiều tiện ích như bán hàng online, chăm sóc khách hàng,… Nhưng đối với ngành xăng dầu, việc quản lý mặt hàng đặc thù cần có nhiều nghiệp vụ chuyên môn hơn các phương pháp bán lẻ thông thường như quản lý và đo lường hàng xăng dầu, quản lý hợp đồng, công nợ, quản lý cột bơm xăng dầu,… 

Ví dụ, phần mềm EGAS của PIACOM được phát triển riêng cho ngành kinh doanh xăng dầu, quản lý chuẩn các nghiệp vụ của một cây xăng. Phần mềm tích hợp với hệ thống tự động hóa cửa hàng như tự động đo bồn hay tự động thu nhận tín hiệu cột bơm, giám sát và quản lý mặt hàng xăng dầu theo thời gian thực.

Vì vậy, không phải giải pháp quản lý bán lẻ nào cũng phù hợp với kinh doanh xăng dầu. Hãy tìm kiếm phần mềm phù hợp với nghiệp vụ và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Sai lầm 2: Tìm kiếm phần mềm có thể vận hành đúng theo quy trình của doanh nghiệp

Chuyển sang một hệ thống mới đòi hỏi tư duy cởi mở và sẵn sàng suy nghĩ và làm việc theo những cách khác nhau. Phần mềm mới có thể có cấu trúc xử lý dữ liệu khác, thiết kế quy trình khác và logic khác với những gì bạn đã quen.

Vì vậy, một trong những sai lầm lớn nhất bạn có thể mắc phải là tin rằng mình đã biết chính xác những gì cần thiết trong một hệ thống quản lý bán lẻ mới trước khi bắt đầu lựa chọn.

Một sai lầm rất phổ biến là chỉ nhìn vào các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn và cố gắng tìm một hệ thống quản lý bán lẻ có thể sao chép chúng, giúp quản lý nhanh hơn và dễ dàng hơn mà không cần thay đổi gì khác. Thay đổi hệ thống mang đến cho bạn cơ hội hiếm có để phân tích và cải thiện (thậm chí có thể thay đổi hoàn toàn) các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Do đó, cách hiệu quả nhất để bắt đầu là không tìm kiếm giải pháp ngay lập tức. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ bên trong. Vẽ ra các quy trình và xác định những quy trình nào đã lỗi thời, không hiệu quả hoặc quá phức tạp. Sau đó, thực hiện các sửa đổi và điều chỉnh cần thiết và sử dụng các quy trình cải tiến này làm cơ sở để tìm kiếm một hệ thống có thể xử lý các yêu cầu của bạn.

Sai lầm 3: Giao toàn bộ quyền lựa chọn cho đội ngũ kỹ thuật

Nhiều giám đốc điều hành doanh nghiệp chỉ giao việc lựa chọn phần mềm cho bộ phận công nghệ thông tin và mong muốn họ tự mình thực hiện. Tuy nhiên, bộ phận CNTT có xu hướng lọc các yêu cầu kinh doanh (thậm chí khi đã quen thuộc với chúng) thông qua góc nhìn kỹ thuật. Điều này dẫn đến một danh sách yêu cầu phần mềm bao gồm tất cả các tính năng và chức năng có thể, nhằm cố gắng không bỏ sót bất kỳ thứ gì. Do đó, khả năng tương thích công nghệ và tuân thủ quy trình trở nên quan trọng hơn lợi ích kinh doanh và tương tác với khách hàng.

Ngược lại, để để lựa chọn phần mềm thành công, bạn phải biến các yêu cầu kinh doanh thành cốt lõi của dự án.

Vậy những ai nên tham gia vào quá trình lựa chọn phần mềm quản lý cây xăng?

Các nhà cung cấp giải pháp có kinh nghiệm sẽ yêu cầu và cần có thời gian với cả các thành viên chiến lược và vận hành trong tổ chức của bạn. Đó là bởi vì việc thu thập thông tin về các mục tiêu và quy trình kinh doanh của công ty là cần thiết để tìm, định giá và tạo ra giải pháp phù hợp cho nhu cầu của bạn. Bạn và mọi bên liên quan trong toàn doanh nghiệp cần cam kết thời gian cần thiết để nhà cung cấp đưa ra đề xuất tốt nhất.

Sai lầm 4: Cho rằng rẻ nhất là lựa chọn tốt nhất

Khi đánh giá chi phí của một giải pháp, bạn không nên chỉ tập trung vào các con số mà hãy nghĩ về giá trị nhận được. Khi bạn đang chọn một giải pháp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của mình trong vài năm tới, bạn phải xem xét chiến lược dài hạn của nó. Điều này có nghĩa là xem xét nhà cung cấp nào đang dẫn đầu xu hướng và đang đầu tư vào sự đổi mới và công nghệ tiên tiến. Các giải pháp của họ có thể đắt hơn trên giấy tờ – nhưng chúng là những giải pháp sẽ giúp bạn duy trì tính cạnh tranh trong tương lai.

Về lâu dài, một giải pháp công nghệ rẻ ngày hôm nay có thể trở nên đắt hơn rất nhiều vào ngày mai khi bạn cần thêm các chức năng tích hợp.

Sai lầm 5: Cố kiểm soát nhà cung cấp nhằm giảm chi phí

Có nhiều doanh nghiệp cố gắng giấu thông tin của họ, chỉ cung cấp cho các nhà cung cấp giải pháp những thông tin nhỏ về nhu cầu vì họ tin rằng điều đó sẽ bằng cách nào đó giảm chi phí và rủi ro dự án.

Trên thực tế, đây là một chiến lược rủi ro và tốn kém, với những hậu quả kinh doanh tiêu cực trong dài hạn.

Nhiều doanh nghiệp thường không hiểu rằng việc từ chối yêu cầu cung cấp thông tin quan trọng của dự án như các yếu tố thúc đẩy doanh nghiệp, kỳ vọng ngân sách,… và quyền tiếp cận với nhóm lãnh đạo sẽ dẫn đến rủi ro chi phí dự án. Trên thực tế, việc cung cấp thông tin hạn chế có thể dẫn đến việc nhà cung cấp thổi phồng ước tính dự án để giảm thiểu các rủi ro không xác định. Quan trong hơn, những tư vấn giải pháp và chiến lược dựa trên thông tin cụ thể có thể dẫn đến những cải tiến đáng kể về quy trình kinh doanh và những lợi ích kinh tế tiềm năng.

Doanh nghiệp cũng sẽ bỏ lỡ những lợi ích của mối quan hệ hai chiều bền chặt với nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần tin tưởng vào chuyên môn của các nhà cung cấp giải pháp và hợp tác chặt chẽ với họ để có thể đạt được kết quả tốt nhất. Nhà cung cấp càng có nhiều thông tin, họ càng có thể giúp bạn tốt hơn và hiểu công nghệ nào sẽ tối ưu cho quy trình kinh doanh của bạn.

Sai lầm 6: Quá chú trọng vào demo phần mềm quản lý cây xăng

Ngày nay, phần lớn các sản phẩm phần mềm phụ thuộc vào demo làm công cụ tiếp thị. Đúng là demo mang lại rất nhiều sự tiện lợi cho cả nhà cung cấp giải pháp và khách hàng, cung cấp cái nhìn trực quan hơn về sản phẩm và trải nghiệm thực tế cho người dùng. Tuy nhiên, đánh giá một sản phẩm và giải quyết tất cả thắc mắc chỉ qua demo là nhận định sai lầm.

Có hàng chục yếu tố liên quan đến việc lựa chọn phần mềm quản lý cây xăng phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hình thức của giao diện người dùng là một trong những yếu tố ít quan trọng nhất. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp giải pháp vẫn dựa vào lựa chọn demo để thuyết phục những người mua tiềm năng rằng họ có phần mềm phù hợp với công việc. Và nhiều doanh nghiệp bị mất phương hướng trong trải nghiệm thoải mái với những giao diện phần mềm đẹp.

Thông thường, khi các nhà cung cấp giải pháp được yêu cầu cung cấp thông tin về các sản phẩm, họ lập tức đưa ra demo sản phẩm. Đây là cách tiếp cận sai lầm. Trước hết hãy tìm câu trả lời cho các câu hỏi dưới đây. Sau đó đánh giá với bản demo nhà cung cấp đưa ra. Nếu phần mềm trông hiện đại và dễ sử dụng thì đó là tiện ích tuyệt vời, nhưng nó không nên là yếu tố hàng đầu cho quyết định của bạn.

• Thiết kế và cấu trúc của phần mềm là gì?
• Phần mềm có hiện hành không, có được cập nhật thường xuyên không?
• Nó đã được chứng minh như thế nào trong ngành xăng dầu?
• Nó đã từng được triển khai thành công với doanh nghiệp xăng dầu khác không?
• Nó có cung cấp tính di động cho nhân viên và khách hàng của tôi không?
• Phần mềm có hoạt động tốt với mạng hiện tại của tôi không?
• Nhân viên của tôi có sẵn sàng chấp nhận nó không?
• Nó có thân thiện với người dùng và dễ học không?
• Phía công ty có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tại nhiều khu vực cho chuỗi cây xăng không?
• Phần mềm có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp của tôi phát triển không?

Sai lầm 7: Không tham khảo từ nhiều nguồn

Nếu bạn đắn đo về tính hiệu quả của phần mềm, cách tốt nhất là tham khảo từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng nó. Rất nhiều diễn đàn xăng dầu trên các nền tảng xã hội là nguồn đáng tin để giúp bạn tham khảo độ tin cậy của phần mềm quản lý cây xăng. Tuy nhiên có rất nhiều ý kiến trái chiều và bạn cần xem xét độ đáng tin cậy của những ý kiến đó.

Mỗi doanh nghiệp có cách sử dụng phần mềm quản lý cây xăng khác nhau. Phần mềm có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác nhưng lại phù hợp doanh nghiệp của bạn. Vì vậy đừng chỉ tham khảo từ một nguồn mà hãy tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau: tìm kiếm Google, mạng xã hội, khách hàng cũ hay đối tác của nhà cung cấp giải pháp. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi cho nhà cung cấp dù họ rất có thể sẽ không nêu tên những khách hàng không hài lòng.

Lời kết

Hãy cẩn trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý cây xăng cho doanh nghiệp của bạn. Ngành xăng dầu là một ngành đặc biệt với quy trình riêng biệt và thị trường ngách. Vì vậy bạn nên lựa chọn giải pháp phần mềm có thể đáp ứng các nghiệp vụ xăng dầu hiệu quả nhất.

Hãy ĐĂNG KÝ NGAY để được tư vấn giải pháp quản lý và tự động hóa cây xăng phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.