Từ 01/07/2025: Doanh nghiệp xăng dầu muốn được khấu trừ, hoàn thuế GTGT bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt

CHÍNH THỨC CÓ HIỆU LỰC: Kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, một trong những thay đổi nền tảng của Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi) đã được áp dụng trên toàn quốc. Theo đó, quy định về ngưỡng 20 triệu đồng đối với các khoản chi được thanh toán bằng tiền mặt đã chính thức được bãi bỏ.

Điều này có nghĩa là, để được khấu trừ và hoàn thuế GTGT đầu vào, 100% các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ, đều bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với ngành kinh doanh xăng dầu, với mạng lưới hoạt động rộng khắp và vô số giao dịch phát sinh hàng ngày, quy định này tạo ra một áp lực tuân thủ rất lớn. Bất kỳ sự lơ là nào cũng có thể dẫn đến những thiệt hại tài chính trực tiếp do mất quyền lợi về thuế.

Cơ sở pháp lý: Quy định này được nêu trong Luật Thuế giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2025. Xem tại đây!

1. Nội dung cốt lõi của Quy định mới: Chấm dứt kỷ nguyên tiền mặt cho chi phí doanh nghiệp

Để hiểu rõ mức độ tác động, hãy cùng so sánh quy định trước và sau ngày 01/07/2025:

Điều này có nghĩa là, mọi chứng từ chi phí đầu vào của doanh nghiệp xăng dầu, từ chi phí vận tải, bảo trì cột bơm, đến mua sắm vật tư nhỏ lẻ, đều phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc các kênh hợp lệ khác.

2. Phân tích các “Điểm nóng” Rủi ro cao đối với Doanh nghiệp Xăng dầu

Mô hình hoạt động đặc thù của ngành xăng dầu tạo ra nhiều “điểm nóng” – những loại chi phí có nguy cơ vi phạm quy định mới cao nhất nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

a. Chi phí Vận tải và Logistics

Đây là lĩnh vực rủi ro hàng đầu. Hoạt động vận chuyển xăng dầu từ tổng kho về các cửa hàng hoặc giao cho khách hàng công nghiệp thường phát sinh các khoản chi có thói quen thanh toán bằng tiền mặt.

• Rủi ro cụ thể:
  • Thanh toán cước vận chuyển cho các đơn vị vận tải nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, hoặc tài xế tự do.
  • Chi trả các chi phí phát sinh dọc đường như phí cầu đường, phí lưu kho bãi tạm thời, sửa chữa phương tiện nhỏ.
• Hậu quả: Nếu các khoản chi này được thanh toán bằng tiền mặt, toàn bộ phần thuế GTGT trên hóa đơn vận tải sẽ không được khấu trừ, dù giá trị hóa đơn chỉ vài triệu đồng.

b. Chi phí Vận hành tại Cửa hàng Bán lẻ (CHXD)

Hoạt động thường ngày tại các CHXD phát sinh vô số các khoản chi nhỏ lẻ, đột xuất.

• Rủi ro cụ thể:
  • Bảo trì, sửa chữa đột xuất: Sửa chữa cột bơm, hệ thống điện, bể chứa, máy móc thiết bị.
  • Mua sắm vật tư tiêu hao: Đồng phục cho nhân viên, dụng cụ vệ sinh, giấy in hóa đơn, thiết bị văn phòng phẩm.
  • Thanh toán dịch vụ tại chỗ: Chi phí sửa chữa điện nước, internet, dịch vụ bảo vệ…
• Hậu quả: Cửa hàng trưởng hoặc nhân viên dùng tiền mặt của công ty (hoặc tiền cá nhân rồi về hoàn ứng) để thanh toán các khoản này sẽ khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ thuế GTGT tương ứng.

c. Chi phí Hành chính, Công tác và Tiếp khách

Các chi phí của khối văn phòng và đội ngũ kinh doanh cũng là một điểm cần lưu ý.

• Rủi ro cụ thể: Chi phí đi lại, ăn ở khi đi công tác, chi phí tiếp khách hàng, mua sắm các vật dụng văn phòng nhỏ lẻ…
• Hậu quả: Việc hoàn ứng các chi phí này bằng hóa đơn nhưng chứng từ thanh toán là tiền mặt cá nhân sẽ làm mất quyền lợi về thuế của doanh nghiệp.

3. Hành động cấp thiết: Lộ trình 4 bước dành cho Doanh nghiệp Xăng dầu

Để thích ứng và tuân thủ tuyệt đối quy định mới, các doanh nghiệp xăng dầu cần triển khai ngay một kế hoạch hành động toàn diện:

Bước 1: Rà soát và Cập nhật toàn bộ Quy trình Tài chính

• Hành động: Ban lãnh đạo và phòng kế toán phải ngay lập tức rà soát, sửa đổi và ban hành quy chế tài chính, quy trình thanh toán mới. Quy trình phải nêu rõ: “Mọi khoản chi có hóa đơn GTGT đều bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt”.
• Công cụ: Xây dựng các biểu mẫu yêu cầu thanh toán, tạm ứng mới, trong đó có trường thông tin bắt buộc về hình thức thanh toán (chuyển khoản, thẻ công ty).

Bước 2: Đào tạo và Phổ biến đến từng Nhân viên

• Hành động: Tổ chức các buổi đào tạo khẩn cấp cho toàn bộ hệ thống, từ khối văn phòng, đội ngũ kinh doanh đến từng cửa hàng trưởng và nhân viên tại CHXD.
• Nội dung: Nhấn mạnh sự thay đổi, các rủi ro tài chính nếu vi phạm, và hướng dẫn chi tiết quy trình thanh toán mới. Phải đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu và có khả năng thực hiện đúng.

Bước 3: Trang bị và Chuẩn hóa Công cụ Thanh toán

• Hành động: Đây là bước đi thực tế và quan trọng nhất.
  • Cấp Thẻ Thanh toán Doanh nghiệp: Trang bị thẻ ghi nợ (debit card) hoặc thẻ tín dụng (credit card) của công ty cho tất cả các cửa hàng trưởng và các cá nhân thường xuyên có chi phí công tác. Đây là giải pháp tối ưu cho các giao dịch nhỏ lẻ, đột xuất.
  • Tài khoản Ngân hàng: Đảm bảo hệ thống tài khoản ngân hàng của công ty hoạt động thông suốt, sẵn sàng cho việc chuyển khoản nhanh chóng.

Bước 4: Chủ động làm việc với Đối tác và Nhà cung cấp

• Hành động: Gửi thông báo chính thức đến tất cả các nhà cung cấp, đối tác vận tải về quy định mới và yêu cầu của công ty về việc chỉ chấp nhận thanh toán qua chuyển khoản.
• Mục tiêu: Đảm bảo sự hợp tác đồng bộ, tránh các trường hợp nhà cung cấp chỉ quen nhận tiền mặt, gây khó khăn cho việc thanh toán.

4. Lưu ý quan trọng: Phân biệt Doanh thu Bán lẻ và Chi phí Đầu vào

Cần làm rõ để tránh nhầm lẫn:

• Quy định này KHÔNG áp dụng cho chiều bán ra tại cây xăng: Việc khách hàng cá nhân trả tiền mặt khi đổ xăng là hoạt động bán lẻ bình thường.
• Quy định này CHỈ áp dụng cho chiều chi ra của doanh nghiệp: Tức là các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh và muốn được khấu trừ, hoàn thuế GTGT.

5. Kết luận: Chuyển đổi để Tồn tại và Phát triển

Quy định mới về khấu trừ thuế GTGT không chỉ là một sự thay đổi về mặt thủ tục, mà là một cú hích mạnh mẽ, buộc các doanh nghiệp, trong đó có doanh nghiệp xăng dầu, phải hiện đại hóa và minh bạch hóa toàn bộ quy trình tài chính của mình.

Việc tuân thủ tuyệt đối không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về thuế, tránh các rủi ro bị truy thu và phạt, mà còn là cơ hội để tối ưu hóa dòng tiền, tăng cường khả năng kiểm soát chi phí và nâng cao năng lực quản trị. Kỷ nguyên của tiền mặt trong chi phí doanh nghiệp đã chính thức khép lại. Doanh nghiệp xăng dầu nào hành động nhanh chóng và quyết liệt sẽ chiếm được lợi thế trong môi trường kinh doanh mới.