Từ 01/07/2025: Doanh nghiệp xăng dầu muốn hoàn thuế GTGT bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt

Từ ngày 01/07/2025, theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, cơ quan thuế sẽ siết chặt điều kiện hoàn thuế và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Theo đó, mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT) muốn được đưa vào hồ sơ hoàn thuế hoặc khấu trừ thì bắt buộc phải được thanh toán không dùng tiền mặt, tức là chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của doanh nghiệp mua sang tài khoản của doanh nghiệp bán.

Cơ sở pháp lý

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

• Thông tư 219/2013/TT-BTC, Khoản 3, Điều 15 (đã được sửa đổi, bổ sung)

• Thông tư 78/2021/TT-BTC – hướng dẫn hóa đơn điện tử

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP – quy định về hóa đơn, chứng từ

• Công văn và hướng dẫn nội bộ của Tổng cục Thuế

Đây là nội dung quan trọng, đặc biệt ảnh hưởng đến các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu – ngành kinh doanh có điều kiện, thường xuyên phát sinh giao dịch giá trị lớn với nhiều đối tác: nhà cung cấp, đơn vị vận tải, các cửa hàng bán lẻ, đại lý, thương nhân phân phối.

Theo Khoản 3, Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC), doanh nghiệp muốn được hoàn thuế GTGT hoặc khấu trừ thuế đầu vào phải đảm bảo chứng từ hợp lệ, trong đó điều kiện thanh toán qua tài khoản là bắt buộc. Nếu sử dụng tiền mặt, hoặc thanh toán qua tài khoản cá nhân (kể cả là giám đốc), hoặc không có chứng từ chuyển khoản rõ ràng thì hóa đơn GTGT sẽ bị loại, không được khấu trừ, không được hoàn thuế.

Với doanh nghiệp xăng dầu, các giao dịch cần đặc biệt lưu ý gồm: mua hàng hóa (xăng dầu, thiết bị, phần mềm quản lý EGAS, hệ thống tự động hóa TAS, dịch vụ ERP…), thuê dịch vụ vận tải, bảo trì, hiệu chuẩn, và các khoản chi phí từ thương nhân phân phối hoặc các đại lý khác. Tất cả các khoản này cần chuyển khoản đúng tên, đúng số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, đúng theo hợp đồng và hóa đơn thì mới được coi là hợp lệ.

Còn đối với người tiêu dùng mua lẻ xăng dầu tại cửa hàng, hình thức thanh toán không bắt buộc phải chuyển khoản. Khách hàng cá nhân vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, quét mã QR, ví điện tử… Tuy nhiên, trong trường hợp khách hàng là doanh nghiệp, có yêu cầu xuất hóa đơn GTGT, và tổng giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, thì việc chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp mua sang tài khoản doanh nghiệp bán là bắt buộc nếu muốn được khấu trừ thuế.

Với quy định mới này, các cửa hàng xăng dầu, đại lý phân phối, và doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng cần rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán, chuẩn hóa hệ thống kế toán, lưu trữ chứng từ, và tuyệt đối tránh để phát sinh thanh toán qua tiền mặt hoặc tài khoản cá nhân. Đồng thời, cần cập nhật lại hợp đồng, hóa đơn, thông tin thanh toán giữa các bên để bảo đảm đồng nhất, rõ ràng, và đúng pháp luật. Đây là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn được hoàn thuế, khấu trừ thuế, hoặc chứng minh chi phí hợp lý hợp lệ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì ngay hôm nay?

• Rà soát toàn bộ quy trình thanh toán đầu vào, đầu ra.

• Đảm bảo mọi khoản chi phí giá trị từ 20 triệu trở lên đều được thanh toán đúng bằng chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp.

• Không sử dụng tài khoản cá nhân, không chi tiền mặt để hợp thức hóa chứng từ.

• Triển khai hệ thống phần mềm kế toán – quản lý bán hàng – QR thanh toán tự động tích hợp với giải pháp quản lý cửa hàng EGAS và các giải pháp ERP để đồng bộ hóa chứng từ điện tử, giao dịch ngân hàng và hóa đơn.

• Đào tạo nhân sự kế toán, bán hàng và chủ cửa hàng nắm rõ các thay đổi pháp lý mới để tránh bị loại chi phí, mất quyền hoàn thuế hoặc bị phạt do sai phạm trong hồ sơ.

Việc chấp hành nghiêm túc quy định mới không chỉ là trách nhiệm pháp lý, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp vận hành minh bạch, hiệu quả, và phát triển bền vững trong ngành kinh doanh xăng dầu đang ngày càng chịu giám sát chặt chẽ từ cơ quan quản lý thuế và tài chính.

Lưu ý: Việc không tuân thủ quy định này có thể khiến doanh nghiệp mất quyền hoàn thuế lên đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm, thậm chí bị phạt nếu cố tình hợp thức hóa chứng từ sai quy định.