Những điểm cần lưu ý khi triển khai Hoá đơn điện tử xăng dầu theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, yêu cầu các cửa hàng xăng dầu phát hành hóa đơn điện tử theo từng lần bán hàng cho khách hàng cá nhân không kinh doanh. Đây là bước đi quan trọng trong hành trình chuyển đổi số ngành xăng dầu, góp phần nâng cao tính minh bạch, hiện đại hóa quy trình bán hàng và quản lý thuế.

Một trong những đơn vị tiên phong áp dụng thành công quy trình này là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex, với hệ thống gần 2.800 cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc đã kết nối và vận hành trơn tru giải pháp này thông qua hệ thống phần mềm do PIACOM cung cấp.

1. Áp dụng hóa đơn điện tử từng lần bán hàng

Theo điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử có ký số và gửi ngay đến cơ quan thuế sau mỗi giao dịch bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.

• Lập hóa đơn điện tử ngay sau bán hàng

• Ký số hóa đơn

• Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế qua hệ thống kết nối

Điểm mới này nhằm tăng tính kịp thời, minh bạch và hỗ trợ công tác quản lý thuế hiệu quả hơn.

2. Hóa đơn không bắt buộc đủ thông tin người mua

Để đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cho phép không bắt buộc ghi nhận các thông tin như:

• Tên người mua

• Địa chỉ người mua

• Mã số thuế người mua

• Chữ ký số của người mua

Điều này đặc biệt phù hợp với các giao dịch xăng dầu nhỏ lẻ, phục vụ cá nhân.

3. Tích hợp hệ thống bán hàng với phần mềm xuất hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cần đảm bảo hệ thống bán hàng được tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử để tự động hóa quy trình lập và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế. Cụ thể:

• Tự động hóa quy trình: Hệ thống bán hàng (như phần mềm EGAS) cần được tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử để sau mỗi giao dịch, hóa đơn được tự động lập, ký số và gửi đến cơ quan thuế mà không cần thao tác thủ công.

• Đồng bộ dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu từ hệ thống bán hàng (số lượng, đơn giá, thời gian giao dịch, nhân viên bán hàng…) được đồng bộ chính xác với hóa đơn điện tử, tránh sai sót và đảm bảo tính minh bạch.

• Hạ tầng kỹ thuật: Doanh nghiệp cần đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật, bao gồm kết nối internet ổn định, thiết bị đầu cuối (máy POS, máy in hóa đơn), và phần mềm quản lý bán hàng được cập nhật để đáp ứng yêu cầu của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Petrolimex đã triển khai thành công việc tích hợp này trên toàn hệ thống gần 2.800 cửa hàng xăng dầu, sử dụng các giải pháp công nghệ như ERP-SAP, EGAS và AGAS để đảm bảo quy trình phát hành hóa đơn điện tử diễn ra tự động, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.

4. Yêu cầu hạ tầng kỹ thuật và kết nối ổn định

Để đảm bảo việc xuất và truyền hóa đơn đúng quy định:

• Các cửa hàng phải có kết nối internet ổn định

• Máy POS, phần mềm, thiết bị ký số phải hoạt động trơn tru, đồng bộ 

• Cần kiểm tra trước hệ thống dữ liệu, cấu hình hóa đơn, ký số để tránh lỗi khi đi vào vận hành

5. Hướng dẫn khách hàng tra cứu hóa đơn dễ dàng

Do hóa đơn được gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, khách hàng có thể tự tra cứu tại:

• Cổng: hoadondientu.gdt.gov.vn

• Hoặc qua liên kết gửi từ cửa hàng (email, SMS, in trên hóa đơn phụ)

Việc tra cứu chủ động giúp khách hàng thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và kê khai.

6. Đào tạo nhân sự và truyền thông rõ ràng tại điểm bán

Cửa hàng nên:

• Tập huấn nhân viên kỹ lưỡng về quy trình mới

• Trang bị bảng thông tin hướng dẫn khách hàng

• Giải thích rõ khi khách hàng thắc mắc về hóa đơn điện tử

Điều này giúp hạn chế xung đột, tăng sự chuyên nghiệp trong phục vụ.

7. Kết hợp hóa đơn điện tử với các hình thức thanh toán số

Việc triển khai hóa đơn điện tử cũng là cơ hội để nâng cấp trải nghiệm mua hàng:

• Kết hợp thanh toán bằng mã QR động

• Chấp nhận ví điện tử, thẻ ngân hàng, RFID

• Tạo quy trình “3 giây hoàn tất”: khách thanh toán – hóa đơn được tạo – dữ liệu gửi thuế

Petrolimex là minh chứng điển hình, khi đã triển khai thanh toán không tiền mặt và hóa đơn điện tử tích hợp, giúp tối ưu quy trình bán hàng và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Tổng kết

Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là động lực để các doanh nghiệp trong ngành xăng dầu:

• Chuẩn hóa quy trình kinh doanh

• Tăng cường minh bạch tài chính

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng

• Tối ưu vận hành và quản trị

Việc triển khai đúng và sớm, như cách Petrolimex và PIACOM đã thực hiện, sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội dẫn đầu, đồng thời nâng cao vị thế trên thị trường trong thời đại chuyển đổi số.

👉 Bạn cần tư vấn triển khai giải pháp hóa đơn điện tử, kết nối với phần mềm bán hàng EGAS và thanh toán QR? Hãy liên hệ ngay với PIACOM để được hỗ trợ toàn diện.

📞 Hotline: 0325 666 573
🌐 Website: https://piacom.vn
📧 Email: info.piacom@petrolimex.com.vn