Làm sao thúc đẩy doanh nghiệp phát triển với phần mềm ERP phù hợp?

Phần mềm ERP là giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp hàng đầu, được vô số doanh nghiệp và tổ chức hàng đầu các ngành kinh doanh sử dụng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng phát huy được tối đa ưu thế của phần mềm ERP. Vậy làm sao doanh nghiệp có thể phát triển trong thời đại số hóa với phần mềm ERP?

Vì sao các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP?

Theo nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp với độ linh hoạt cao thường “khỏe mạnh” hơn và có nhiều khả năng đáp ứng KPI hiệu suất dài hạn hơn so với các doanh nghiệp khác.

Một cách để cải thiện độ linh hoạt của doanh nghiệp là sử dụng giải pháp ERP. Các tổ chức và doanh nghiệp lớn trên thế giới đều coi ERP là một công cụ quan trọng dẫn đến thành công. Theo East Innovations, 40% tất cả doanh nghiệp sẽ không tồn tại trong mười năm tới nếu họ không tìm ra cách thay đổi và chuyển đổi hoạt động kinh doanh của mình để phù hợp với các những công nghệ mới.

Lợi ích của việc triển khai phần mềm ERP: Các chức năng chính

Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một công cụ quản lý hoạt động kinh doanh, cho phép các tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày như: kế toán, mua hàng, Marketing, quản trị nhân sự, quản lý dự án, quản lý rủi ro, tuân thủ nguyên tắc và vận hành chuỗi cung ứng.

Sử dụng phần mềm ERP cho phép các phòng ban khác nhau giao tiếp và chia sẻ thông tin với phần còn lại trong doanh nghiệp. Nói cách khác, phần mềm ERP mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp các bộ phận phòng ban hợp tác dễ dàng hơn chỉ với một hệ thống.

Tuy nhiên, không phải phần mềm ERP nào cũng phù hợp với mọi ngành kinh doanh. Ví dụ đối với những ngành đặc thù như kinh doanh xăng dầu, rất nhiều nền tảng ERP thông thường không thể đáp ứng quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn kỹ lưỡng hệ thống ERP phù hợp có khả năng tích hợp phần mềm cao, chẳng hạn như phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp PIACOM ERP.

ERP thúc đẩy phát triển doanh nghiệp như thế nào?

Việc vận hành các giải pháp ERP lớn thường khiến nhiều doanh nghiệp chùn bước. Nhưng lợi ích tăng trưởng đến từ hệ thống ERP – khả năng kết nối liền mạch, quy trình đầu cuối giữa các phòng ban và đơn vị của doanh nghiệp – khiến nó trở thành tài sản cần thiết của hầu hết các doanh nghiệp lớn.

Hơn nữa, với công nghệ thông tin không ngừng đổi mới, những thế hệ tiếp theo của hệ thống ERP ngày nay cung cấp càng nhiều khả năng hơn, cả về mặt chức năng lẫn công nghệ. Dưới đây, chúng tôi đề cập tới một số cách mà hệ thống ERP hiện đại có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Nâng cao khả năng phân tích và hiển thị

Phần mềm ERP cho phép truy cập đầy đủ vào các quy trình kinh doanh quan trọng bằng cách cung cấp dữ liệu từ các bộ phận kinh doanh khác nhau cho các quản lý cấp cao. Phần mềm cung cấp cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh hàng ngày như: 

• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Quản lý nhân lực
• Sản xuất
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý dự án
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Dịch vụ cơ sở dữ liệu

Việc tăng cường khả năng hiển thị dữ liệu từ các hoạt động cho phép những người ra quyết định có thông tin họ cần để không chỉ kiểm soát hoạt động hàng ngày mà còn cải thiện các quy trình kém hiệu quả và phát hiện cơ hội phát triển.

Báo cáo và phân tích chi tiết hơn

Báo cáo chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, ngân sách, dự báo và truyền đạt tình hình hoạt động kinh doanh cho chủ doanh nghiệp và các bên liên quan, ví dụ như nhà đầu tư và cổ đông.

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp thu thập và khai thác tối ưu dữ liệu lớn (big data), giúp nhân sự công ty có một hệ thống phân tích và báo cáo chuẩn hóa và đồng nhất mọi quy trình. ERP cũng cho phép tiếp cận và xử lý các dữ liệu liên phòng ban mà không cần quản lý bằng nhiều giấy tờ, bảng biểu excel và email.

Tăng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động

Bằng cách liên kết các phòng ban với nhau trên một nền tảng tập trung, hệ thống ERP giúp các phòng ban, đội nhóm phối hợp với nhau hiệu quả hơn, giảm thiểu các “điểm nghẽn”, nhân sự dễ dàng xử lý công việc và tăng cao năng suất làm việc.

Nếu được triển khai triệt để và đúng cách, phần mềm ERP có thể giảm thiểu hoặc loại bỏ đáng kể các quy trình thủ công lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực để nhân sự công ty tập trung vào các nhiệm vụ tạo doanh thu. 

Bảo mật dữ liệu mạnh mẽ hơn

Phần mềm ERP cải thiện việc bảo mật dữ liệu bằng cách giới hạn dữ liệu đầu vào trên một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất, cho phép sao lưu tập trung các dữ liệu quan trọng và bảo mật của doanh nghiệp, đó loại bỏ các con đường mà tin tặc có thể xâm nhập vào hệ thống và / hoặc đánh cắp thông tin. Cả hai loại hệ thống ERP trên thị trường hiện nay là dạng lưu trữ phần mềm và điện toán đám mây (cloud) đều cung cấp mức độ bảo mật cao hơn so với việc dùng nhiều hệ thống khác nhau để quản lý công việc và tổng hợp thông tin..

Cách lựa chọn phần mềm ERP phù hợp?

Không có hệ thống ERP nào phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, nhưng có những tính năng giúp phân biệt ERP với các loại phần mềm kinh doanh khác, bao gồm:

• Ngành nghề kinh doanh 

Các hệ thống ERP ngày càng được chuyên môn hoá để phù hợp với các đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp, ví dụ doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp bán lẻ sẽ có những nhu cầu quản lý khác nhau do đó cũng sẽ có những giải pháp ERP chuyên biệt để xử lý các nhu cầu này. Hãy cân nhắc đến lĩnh vực kinh doanh của bạn khi tìm kiếm đối tác triển khai ERP,  điều này sẽ giúp bạn quản lý, vận hành doanh nghiệp tốt hơn, theo đúng quy trình và hiệu quả hơn.

• Hỗ trợ người dùng

Khả năng hỗ trợ người dùng của đơn vị cung cấp ERP cũng là một yếu tố quan trọng cần được cân nhắc. Tất cả nhân sự trong doanh nghiệp bạn, với mọi trình độ khác nhau, đều là người dùng cuối của hệ thống ERP. Khi gặp vấn đề về lỗi hệ thống hay đơn giản chỉ là những khó khăn khi thao tác, nếu không được trợ giúp kịp thời sẽ ảnh hưởng đến công việc của chính các nhân sự chuyên trách và ảnh hưởng đến việc triển khai ERP hiệu quả trên toàn hệ thống công ty. 

Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có mặt bằng Tiếng Anh của nhân sự hạn chế, nên ưu tiên các giải pháp ERP nội hoặc các đơn vị triển khai có đội hỗ trợ tại Việt Nam. 

• Khả năng tích hợp

Hệ thống ERP lâu dài và có khả năng phát triển theo doanh nghiệp sẽ giúp giảm các chi phí và quy trình không cần thiết. Thay vì sử dụng nhiều hệ thống quản lý cho các hoạt động khác nhau, doanh nghiệp nên tìm kiếm hệ thống ERP có khả năng tích hợp với các phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng để tiết kiệm thời gian chuyển đổi hệ thống, cũng như có khả năng mở tích hợp với các giải pháp công nghệ doanh nghiệp có thể sử dụng trong tương lai.

• Ngân sách và nguồn lực

Nếu bạn có ngân sách giới hạn cho ERP, hãy lựa chọn phần mềm ERP cẩn thận. Hầu hết các phần mềm ERP trên thị trường cần mức đầu tư lớn, nhưng cũng mang lại giá trị lâu dài. Không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để thay đổi hệ thống liên tục, vì vậy hãy cân nhắc ngân sách để lựa chọn hệ thống phù hợp ngay từ đầu.

• Khả năng tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp

Không có phần mềm ERP nào hoàn hảo ngay từ đầu. Mỗi doanh nghiệp và mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ cần đến những tính năng khác nhau. Vì thế, nhiều giải pháp ERP hỗ trợ tùy biến các tính năng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này cũng mang lại sự tiện lợi cho khả năng phát triển sau này của doanh nghiệp.

Lời kết

Triển vọng về hệ thống chức năng liên kết chặt chẽ và sự thúc đẩy lớn về năng suất làm cho hệ thống ERP trở thành một khoản đầu tư tốt đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với lĩnh vực và mô hình kinh doanh của mình để đạt hiệu quả cao nhất.

Bạn là đang kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu? Hãy đăng ký ngay để được tư vấn giải pháp Quản trị nguồn lực doanh nghiệp PIACOM ERP.