Khi nào Thương nhân phân phối Xăng dầu cần ERP thay thế cho phần mềm Kế toán?

Hầu hết thương nhân phân phối xăng dầu đang sử dụng phần mềm kế toán để quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp dần mở rộng quy mô, các hạn chế của phần mềm kế toán dần bộc lộ. Đây là lúc doanh nghiệp cần cân nhắc chuyển sang sử dụng ERP. PIACOM ERP ra mắt gói Standard với ba phân hệ cơ bản và  thiết yếu nhất: Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, giúp doanh nghiệp TNPP xăng dầu nhanh chóng làm quen với hệ thống ERP vốn nổi tiếng với sự “cồng kềnh” và “phức tạp”. 

Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là công cụ giúp doanh nghiệp ghi nhận các giao dịch tài chính, lập báo cáo thuế, quản lý công nợ và theo dõi dòng tiền. Đây là giải pháp phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp đơn giản hóa công tác kế toán nhưng thường chỉ tập trung vào các chức năng tài chính mà không hỗ trợ quản lý toàn diện.

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng khác nhau như mua hàng, bán hàng, kho vận, kế toán, tài chính,… giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. PIACOM ERP là giải pháp ERP được thiết kế riêng cho ngành xăng dầu, đáp ứng đúng theo nghiệp vụ đặc thù của ngành. Giải pháp bao gồm các phân hệ chính như: Mua hàng, Bán hàng, Kho, Vận tải, Kế toán Tài chính, Kế toán quản trị,…

Khi nào thương nhân phân phối xăng dầu cần chuyển đổi sang ERP?

Trong quá trình mở rộng kinh doanh, các doanh nghiệp phân phối xăng dầu có thể nhận thấy sự hạn chế của phần mềm kế toán khi:

Khi dữ liệu bị phân mảnh và khó đồng bộ

Khi chỉ dùng phần mềm kế toán, các quy trình mua hàng hay bán hàng phải quản lý bằng excel hoặc một phần mềm khác, dẫn đến dữ liệu bị phân tán, không liền mạch. Kế toán, bán hàng và mua hàng không thể truy cập thông tin chung một cách dễ dàng, gây mất thời gian trong việc tổng hợp và báo cáo. Lúc này, ERP trở thành giải pháp tối ưu giúp thương nhân phân phối xăng dầu quản lý toàn diện hơn, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí vận hành.

Khi vận hành và phối hợp bộ phận trở nên phức tạp

Nếu doanh nghiệp phải nhập liệu thủ công nhiều lần giữa các bộ phận, dễ xảy ra sai sót, mất nhiều thời gian kiểm tra chéo, thì đây là dấu hiệu cho thấy phần mềm kế toán không còn đủ đáp ứng. ERP sẽ giúp tự động hóa và liên kết dữ liệu giữa các phòng ban, giảm bớt sai sót và tối ưu vận hành.

Khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng

Doanh nghiệp thường có xu hướng mở rộng quy mô, thêm cửa hàng hoặc phát triển hệ thống đại lý. Phần mềm kế toán rất thuận tiện để xuất hoá đơn và hạch toán, tuy nhiên lại khó đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh tổng thể khi doanh nghiệp phát triển. ERP giúp quản lý tập trung, đồng nhất dữ liệu giữa các bộ phận, chi nhánh, hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Khi cần kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn

Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp xăng dầu là kiểm soát dòng tiền, công nợ và doanh thu theo từng giao dịch. ERP giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác công nợ khách hàng, hạn mức tín dụng, dòng tiền thu – chi theo thời gian thực, giúp ra quyết định tài chính kịp thời.

Chuyển đổi sang ERP không khó như lời đồn!

ERP mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng lại nổi tiếng là một hệ thống lớn, cồng kềnh, khó triển khai và thường chỉ được sử dụng bởi các tổng công ty, tập đoàn lớn. Điều này khiến nhiều thương nhân phân phối xăng dầu lo ngại rằng họ không thể áp dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình.

Nhận thấy nhu cầu của các doanh nghiệp SME trong ngành xăng dầu, PIACOM ERP ra mắt gói Standard, một bộ ERP tinh gọn chỉ gồm ba phân hệ cốt lõi: Mua hàng, Bán hàng, Kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp dễ tiếp cận hơn, không cần đầu tư quá nhiều chi phí, thời gian, và nhân lực triển khai mà vẫn có thể tận dụng những lợi ích mà ERP mang lại.

Việc chuyển đổi từ phần mềm Kế toán sang ERP trở nên đơn giản hơn với PIACOM ERP Standard:

• Bao gồm 3 phân hệ thiết yếu nhất: Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, đảm bảo nhu cầu quản lý đồng bộ của doanh nghiệp
• Hệ thống cấu hình sẵn các quy trình nghiệp vụ chuẩn phù hợp với hầu hết doanh nghiệp, được PIACOM chắt lọc qua kinh nghiệm triển khai cho nhiều khách hàng thương nhân phân phối.
• Triển khai nhanh chóng: Giúp doanh nghiệp chuyển đổi mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại.

Kết luận

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính, quy trình vận hành chưa đồng bộ hoặc có kế hoạch mở rộng nhưng phần mềm kế toán hiện tại không đủ đáp ứng, thì đây là thời điểm thích hợp để chuyển đổi sang ERP. Gói Standard của PIACOM ERP là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chuyển đổi nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và quản lý hiệu quả hơn.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!