Tầm quan trọng của hệ thống ERP quản lý tồn kho

Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý hàng tồn kho hoặc đơn hàng bằng cách thủ công là không thể. Do đó, các doanh nghiệp dần có xu hướng lựa chọn giải pháp ERP có chức năng quản lý tồn kho. Với hệ thống ERP quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể kiểm soát tất cả các quy trình liên quan đến hàng tồn kho, từ đó tối ưu hoạt động kinh doanh.

Hệ thống ERP trong quản lý kho hàng

ERP và hệ thống quản lý tồn kho có liên quan như thế nào? Bằng cách cung cấp dữ liệu hàng tồn kho chính xác, ERP giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Trước khi triển khai giải pháp hoạch định nguồn lực, hầu hết các doanh nghiệp sẽ so sánh khả năng quản lý kho và các tính năng khác giữa các hệ thống ERP.

Mô-đun quản lý kho trong phần mềm ERP là gì? Đây là chức năng hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho như đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng. Hệ thống này đảm bảo đủ hàng hóa hoặc nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu mà không tạo ra quá nhiều hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Doanh nghiệp mọi quy mô tại mọi ngành nghề đều có thể sử dụng hệ thống này. Một hệ thống ERP quản lý tồn kho cung cấp khả năng quản lý các quy trình hậu cần, tài chính và hàng tồn kho trong một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm sai sót và nâng cao hiệu quả.

Theo Statista, trong một cuộc khảo sát toàn cầu năm 2021 về những công nghệ quan trọng nhất để đầu tư vào, hơn một phần ba số người được hỏi cho biết hệ thống quản lý kho hàng có ưu tiên cao nhất trong việc tự động hóa kho hàng cho doanh nghiệp của họ. Trên thực tế, có thể thấy rằng ngày càng có nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho. Nó bây giờ là một ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp.

Chức năng cơ bản của hệ thống ERP quản lý tồn kho

Quản lý tồn kho đúng cách sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ quá trình đặt hàng, mức tồn kho, doanh thu và giao hàng tại điểm bán. Một số chức năng cơ bản của hệ thống ERP quản lý tồn kho bao gồm:

Đơn giản hóa quy trình quản lý hàng tồn kho

Hệ thống giúp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ chính, giúp doanh nghiệp thể tiết kiệm chi phí và thời gian. Việc quản lý quy trình hàng tồn kho như kiểm tra hàng tồn kho, đặt hàng,… trở nên dễ dàng hơn vì hệ thống giúp người điều hành đưa ra quyết định thông minh hơn.

Quản lý chất lượng

Một trong những chức năng tuyệt vời của hệ thống ERP quản lý tồn kho là quản lý chất lượng hàng hóa. Phần mềm có thể xác định và theo dõi các sự cố có thể xảy ra trong kho như giao hàng chậm, hỏng hàng,… Ngoài ra, thông qua chức năng phân tích, hệ thống giúp định hướng các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng.

Báo cáo tự động

Phần mềm ERP tự động tạo báo cáo cho doanh nghiệp. Các báo cáo dựa trên dữ liệu có sẵn trong hệ thống như lượng hàng tồn kho thấp, xác nhận tồn kho liên tục và dự báo hàng tồn kho.

Điều chỉnh sản phẩm phù hợp

Quá nhiều hàng tồn kho sẽ chiếm không gian kho hoặc số lượng sản phẩm quá ít sẽ dẫn đến hết hàng. Hệ thống ERP quản lý tồn kho sẽ xử lý tất cả các tình huống trên. Phần mềm có thể theo dõi lượng hàng tồn kho thấp và tự động đặt hàng lại cho từng sản phẩm. Đặc biệt, nó có thể ước tính nhu cầu sản phẩm, giảm thiểu rủi ro đặt hàng thừa.

Tự động hóa quy trình

Chức năng chính của hệ thống ERP tồn kho là quản lý tự động các quy trình liên quan đến kho hàng. Hệ thống có thể quản lý các nghiệp vụ bao gồm quản lý đơn hàng, quản lý danh sách, quản lý vận chuyển.

Lợi ích của hệ thống ERP quản lý tồn kho

Dịch vụ khách hàng là ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự thành công cho doanh nghiệp. Do đó, một chiến lược ERP phù hợp là cần thiết, đặc biệt là hệ thống có chức năng quản lý kho hàng hiệu quả. Những lợi ích hệ thống mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến:

Tăng độ chính xác

Phần mềm ERP đi kèm với tính năng quản lý hàng tồn kho chắc chắn, báo cáo số lượng hàng tồn kho chính xác. Nhờ đó có thể biết được số lượng hàng hóa sắp hết để bổ sung kịp thời.

Hiệu quả về chi phí

Bằng cách tự động hóa các hoạt động kinh doanh chính, doanh nghiệp có thể giảm chi phí nhân viên và tối đa hóa lợi nhuận. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng hạn chế các khoản tiền khác như sản phẩm bị thất lạc, lỗi thời.

Nhận dạng sản phẩm tốt hơn

Hệ thống ERP quản lý kho cho phép quản lý sản phẩm bằng mã hàng hóa hoặc mã vạch. Doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng thể, chi tiết về các sản phẩm trong kho của mình, từ đó nó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. 

Đưa ra quyết định tốt hơn

ERP cung cấp hệ thống dữ liệu thống nhất, giúp giảm thiểu các sai sót liên quan đến dữ liệu. Nhờ vậy, các báo cáo thu được từ hệ thống chính xác hơn, hỗ trợ các quyết định chiến lược tốt hơn. Dựa trên dữ liệu có sẵn, doanh nghiệp có thể tận dụng khả năng phân tích của phần mềm quản lý hàng tồn kho để đưa ra quyết định.

Lựa chọn hệ thống ERP quản lý kho phù hợp

Từ những lợi ích trên, chúng ta có thể nhận thấy tầm quan trọng của hệ thống quản lý hàng tồn kho ERP trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một giải pháp lý tưởng mà các doanh nghiệp nên ưu tiên.

Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, doanh nghiệp có thể gặp phải những thách thức khi triển khai ERP. Vì vậy, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cẩn thận và tỉ mỉ để triển khai thành công, đặc biệt là khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP phù hợp.

Cụ thể, trên thị trường có nhiều ngành đặc thù như hóa chất hay xăng dầu, khiến quy trình quản lý kho và hàng hóa khác với những mặt hàng tiêu dùng thông thường. Vì vậy, cần có hệ thống ERP chuyên biệt cho những ngành kinh doanh này.

PIACOM ERP là giải pháp ERP chuyên dụng dành cho doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, đáp ứng mọi nghiệp vụ của một doanh nghiệp xăng dầu từ mua bán, quản lý tồn kho, vận tải, kế toán, báo cáo hợp nhất,… Hệ thống ERP có thể tích hợp với các hệ thống quản lý cửa hàng và tự động hóa tại kho xăng dầu, là giải pháp phù hợp với doanh nghiệp cần giám sát và quản lý tồn kho mọi lúc mọi nơi.

Hãy ĐĂNG KÝ NGAY để được tư vấn giải pháp quản lý tồn kho ngành xăng dầu từ chuyên gia hàng đầu Việt Nam PIACOM.